Tot voor kort volgde Derma Trucks alle werkorders op met een handmatige werkorderopvolging. Elke werkorder werd bijgehouden via papieren checklists die handmatig werden afgevinkt en opgeborgen. Dit vergde veel tijd, leidde soms tot fouten of ontbrekende informatie en maakte het moeilijk om snel een overzicht te krijgen van lopende en afgewerkte opdrachten. Ook het delen van orderinformatie tussen collega’s verliep niet altijd vlot. Daarnaast verliep de communicatie met klanten en onderaannemers grotendeels via handmatig opgestelde e-mails. Contracten, aanvragen voor certificaten en andere documenten werden telkens opnieuw gekopieerd, aangepast en verzonden — een tijdrovend en foutgevoelig proces. Derma zocht een digitale oplossing die zowel de interne opvolging als de externe communicatie zou verbeteren.

We zijn gestart met een grondige analyse van de bestaande workflows. Samen met het team van Derma hebben we het volledige proces — van verkoop tot levering van een vrachtwagen — in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Deze workflows vormden de basis voor de ontwikkeling van een intuïtieve webapplicatie.

Met de nieuwe tool kunnen medewerkers:

• werkorders digitaal aanmaken, opvolgen en afvinken
  
  
• documenten en foto’s aan een order toevoegen
  
  
• de volledige historiek van een voertuig raadplegen
  
  
• automatisch e-mails versturen aan klanten en partners via vooraf opgestelde templates
  
  

Voor veelgebruikte communicatie (zoals aanvragen van certificaten, versturen van contracten of leverinformatie) zijn dynamische e-mailtemplates geïntegreerd.Variabele gegevens zoals voertuigtype, klantnaam, nummerplaat of afleverdatum worden automatisch ingevuld op basis van de orderinformatie. Zo wordt met één druk op de knop een correcte, professionele e-mail verstuurd — zonder copy-paste werk.